Wie schreibt man korrekt eine eMail?

Betül Yaman

eMails kann man salopp mit Smileys oder streng formal wie einen Brief verfassen. Von unserer Etiketten-Expertin Betül möchten wir einige Ratschläge zum Thema "Etikette in der eMail-Korrespondenz" haben. Gibt es da spezielle Regeln, die sich von Briefverkehrsregeln unterscheiden? Darf ich Smileys verwenden? Oder Abkürzungen (lol)? Gibt es zeitliche Vorgaben, nach denen ich Mails beantworten soll?



Wie in fast allen übrigen Bereichen auch, son wird bei der E-Mail Korrespondenz zwischen privater und geschäftlicher E-Mail stark unterschieden:


Bei privaten eMails wissen wir: Je vertrauter uns die Person ist, der wir schreiben, desto persönlicher werden auch die Ansprachen: „Na, Alter…lang nix gehört! Wieder zu tief ins Glas geschaut, du Schnapsdrossel!“ Häufig tauchen auch Emoticons (Smileys) auf, um die Ausdrücke noch zu verstärken oder es werden Gruß oder Schlussformeln weggelassen – und niemand fühlt sich davon gestört :O)

Anders bei geschäftlichen eMails: hier solltest du dringend folgende Grundsätze einhalten: Immerhin geht es um dein Image. Mit jeder eMail sendest du gleichzeitig auch ein Stück deiner Persönlichkeit mit, aus dem der Empfänger Rückschlüsse auf deine Wertschätzung ihm gegenüber, deine Seriosität und deine Arbeitsweise schließt.
  • Deine E-Mail darf keine Rechtschreib- oder Grammatikfehler haben (Umfragen haben ergeben, dass Frauen verstärkt darauf achten als Männer)

  • Gruß und Schlussformel dürfen auf keinen Fall fehlen (Ausnahme wäre, wenn ihr mehrmals hin- und hermailt; innerhalb eines Projekts zum Beispiel). Vermeide Abkürzungen, wie „MfG“ – der Empfänger könnte die Message herauslesen: „Er nimmt sich nicht einmal die Zeit für mich, diese wenigen Worte auszuschreiben.“ Ich empfehle dir, dass du deine E-Mail so aufsetzt, als würdest du später den Brief auf normalem Postweg verschicken.

  • Smileys haben in geschäftlichen eMails nichts verloren (Ausnahme: Schriftsatz geht an bekannten Kollegen). In Zukunft muss deine Wortwahl ausreichend genug sein, die Empfindungen ohne Emoticons ausdrücken zu können.

  • Die Betreffzeile unbedingt nutzen und mit wenigen Worten den Inhalt betiteln, um dem Empfänger die Arbeit zu erleichtern, wenn er später nach Dringlichkeit seine Mails beantwortet.

  • Antwortzeiten: Der Sender einer eMail erwartet normalerweise innerhalb von einem bis maximal zwei Tagen eine Antwort. Natürlich ist die Dringlichkeit hier ausschlaggebend. Falls du viel um die Ohren hast und für dich zwei Tage zu knapp sind, sende ein Zwischenbericht an den Sender. Damit signalisierst du, dass der Schreiber dir wichtig ist, du jedoch mehr Zeit brauchst, die Sache zu bearbeiten.
Viel Spaß beim Mailen ;O)