Frag Betül: Wie reagiere ich auf Duzen in Geschäfts-Mails?

Betül Yaman

Mia, 30: Hallo liebe Betül, bei mir taucht immer wieder ein Duz-/Siez-Fall auf, bei dem ich nicht genau weiß, wie ich am Besten reagieren soll.

Folgende Anfrage habe ich heute per E-Mail erhalten, es ist ein typischer Fall, der regelmäßig auftritt.



Die Agentur, von der die Anfrage kommt, ist mir bekannt, ich hatte auch schon mehrfach Kontakt mit denen, allerdings noch nie mit der "Cathi", sondern immer mit anderen Ansprechpartnern, wo wir uns durchgehend gesiezt haben.


Schreibe ich "Hallo Cathi" zurück und duze somit, so wie es die Unterschrift von Cathi meinem Gefühl nach auch eigentlich impliziert – da sie ja immerhin noch ihren Spitznamen hinschreibt und nicht den vollen Vornamen? Oder bleibe ich beim Sie und übergehe ein etwaiges, eventuell auch unterschwelliges Duzangebot und bin somit auch unhöflich?

Wobei sie auch das Duzen als unhöflich auffassen könnte, wenn die Unterschrift nicht so gemeint war. Was zählt, die Unterschrift oder die Anrede? Ich habe schon erlebt, dass die höfliche Anrede (Frau ...) und die Vornamens-Unterschrift ein Duzangebot zwischen den Zeilen darstellte, was ich in dem Fall dann zu spät geblickt habe. Habe mir hinterher anhören müssen, dass ich ja diejenige war, die beim Sie bleiben wollte.

Wäre schön, wenn ich hier einen Tipp von dir bekomme, wie ich hiermit bestmöglich umgehe.

Herzlichen Dank für deine Mühe und viele Grüße,

Mia

Liebe Mia,

klar, dass du irritiert bist – denn die „Cathi“ hat in Ihrem Schreiben die Anrede sehr ungeschickt gelöst. Zu Beginn die formelle Anredeform „Frau…“, wobei sie die Formalität im gleichen Atemzug etwas auflockert, indem sie statt dem „Sehr geehrte…“ sich für das „Hallo“ entschieden hat. Zum Schluss dann nicht nur der Vorname, sondern der Spitzname!

Je nach Berufszweig darf man diese Anredeform mit dem „Hallo“ auch auswählen. Speziell Unternehmen, die zum Beispiel Kreativität und Innovation signalisieren möchten, wählen gerne eine nicht zu steife Form der Anrede.

Bei Unsicherheit lieber immer die konservative Form wählen, um nicht von vornherein in ein Fettnäpfchen zu treten, denn wir wissen nicht, mit was für einer Person wir es zu tun haben. Also: Beim ersten Schreiben wird empfohlen, immer erst die höflichste Variante mit „Sehr geehrte/r…“ zu benutzen. Zu einem späteren Zeitpunkt besteht immer noch die Möglichkeit (oft schon im zweiten oder dritten Schriftverkehr) ein „Liebe/r“, „Guten Tag“, „Hallo“ als Variation zu wählen.



Sehr häufig wird dann auch schon bei einer Begegnung oder manchmal auch schon im ersten Telefongespräch ein DU angeboten.

Übrigens: Wer ein „DU“ vorschlagen darf, ist immer der Ranghöchste in der Geschäftswelt. Denn du siehst an deiner eigenen Reaktion, dass eine Duz-Form von vornherein bei uns eben doch sehr oft zu Irritationen führt, wenn nicht sogar Verärgerung auslösen kann.

Gut, die „Cathi“ hat immerhin die Sie-Form in ihrem Schreiben beibehalten (außer eben die Gruß-Form am Schluss).

Mein Tipp an dich: Du bleibst ebenfalls (wie bei den übrigen Kontakten mit der Agentur) bei der Sie-Form. Die „Cathi“ darf laut Knigge tatsächlich selbst aussuchen, wie sie angesprochen werden möchte. Das hat sie gemacht. Sie signalisiert dir, dass sie „Cathi“ genannt werden will. Das nimmst du auf und sprichst sie folgendermaßen an:

(Musterbrief)

Hallo Cathi (Denn wenn du jetzt mit „Sehr geehrte…“ beginnst, wirkst du zu distanziert. Verkehrt ist es hingegen nie, die Anredeform des Adressaten zu übernehmen.)

Vielen Dank für Ihr Interesse an unserem Angebot. Die aktualisierte Offerte berücksichtigt Ihre Vorstellungen und Wünsche.

Haben Sie noch Fragen? Rufen Sie uns bitte an.



Freundliche Grüße
Mia (und deinen Nachnamen)


Ich hoffe, ich konnte dir helfen.

Liebe Grüße
Deine Betül